Kalkulationsschema Gastronomie

Kalkulationsschema Gastronomie Schritt für Schritt

Das Kalkulationsschema in der Gastronomie folgt vier Schritten: Wareneinsatz berechnen, Fix- und Personalkosten aufschlagen, Gewinn aufschlagen und zuletzt die Mehrwertsteuer.

1. Wareneinsatz berechnen

Der Wareneinsatz umfasst alle Rohstoffkosten für ein Gericht, also die Kosten aller Zutaten. Deshalb ist er die Basis im gesamten Kalkulationsschema.

Wer hauptsächlich mit zugekauften Produkten arbeitet (Convenience, Fertigkomponenten), hat es hier einfach: Einkaufspreis mal Menge, fertig.

Richtig komplex wird es, sobald du eigene Rezepturen herstellst: Saucen, Dressings, Teige, Fonds. Dann musst du zuerst den Wareneinsatz der Komponente berechnen, bevor du das Gericht kalkulieren kannst. Mehr zum Komponenten-Problem ↓

Für jede Zutat brauchst du also den Einkaufspreis und die verwendete Menge. Die Summe ergibt schließlich den Wareneinsatz pro Portion im Kalkulationsschema:

Beispielrechnung, Preise können abweichen

2. Gemeinkosten & Fixkosten aufschlagen

Danach kommen zu den Rohstoffkosten die Fixkosten hinzu: Miete, Energie, Versicherungen, Leasing, Personalkosten (wenn fest angestellt) und weitere laufende Kosten, die unabhängig vom Umsatz anfallen.

Diese Kosten werden zum Beispiel als Zuschlag pro Gericht oder als prozentualer Aufschlag auf den Wareneinsatz verrechnet.

3. Gewinnaufschlag kalkulieren

Anschließend wird auf die Selbstkosten (Wareneinsatz + Fixkosten) ein Gewinnaufschlag addiert. Dieser kann entweder als fester Betrag oder als Prozentsatz definiert werden.

Übliche Gewinnaufschläge in der Gastronomie liegen bei 10–30 %, abhängig von Konzept, Standort und Wettbewerb. Den Preis aus Wareneinsatz und Aufschlag rechnet der Rechner für den Rohaufschlag in der Gastronomie, was davon pro Gericht übrig bleibt, der Deckungsbeitrag-Rechner für die Gastronomie.

4. Mehrwertsteuer aufschlagen

Zuletzt wird die Mehrwertsteuer aufgeschlagen. Für Speisen gilt seit dem 1. Januar 2026 der ermäßigte Satz von 7 %, im Restaurant genauso wie zum Mitnehmen. Für Getränke bleibt es beim regulären Satz von 19 % (§ 12 UStG).

Faustregel in der Gastronomie: der Kalkulationsfaktor

Statt jeden Posten einzeln aufzuschlagen, arbeiten viele Gastronomen mit einer Faustregel, dem Kalkulationsfaktor. Dabei wird der Wareneinsatz einfach mit einem festen Faktor multipliziert, das Ergebnis ist der Netto-Verkaufspreis:

Faktor und Wareneinsatzquote hängen direkt zusammen: Ein Faktor von 3,5 entspricht einer Wareneinsatzquote von rund 29 % (1 ÷ 3,5). Eine zweite verbreitete Faustregel ist die Drittel-Regel: Je ein Drittel des Netto-Preises entfällt auf Wareneinsatz, Personal und Fixkosten mit Gewinn.

Die Faustregel ist allerdings nur ein Schnellverfahren für einen ersten Preis. Ob er trägt, zeigt erst das vollständige Kalkulationsschema, weil Personal- und Fixkosten je Betrieb sehr unterschiedlich sind. Alle Rechner dazu findest du unter Gastronomie Rechner.

Das Komponenten-Problem: Eigenproduktion kalkulieren

Im Kalkulationsschema der Gastronomie ist der erste Schritt oft der aufwendigste. In der Praxis bestehen nämlich viele Gerichte nicht nur aus eingekauften Zutaten, sondern aus selbst hergestellten Komponenten: Saucen, Dips, Dressings, Fonds, Marinaden oder Teige. Diese Komponenten kommen oft in mehreren Gerichten zum Einsatz.

Warum Komponenten die Kalkulation erschweren

Bevor du den Wareneinsatz eines Gerichts berechnen kannst, musst du zunächst den Wareneinsatz der Komponente kennen. Der ergibt sich wiederum aus den Einkaufspreisen der einzelnen Zutaten.

Das Problem bei Preisänderungen

Stell dir zum Beispiel vor, der Olivenöl-Preis steigt um 20 %. In einer Excel-Vorlage müsstest du:

1. 1 Den Wareneinsatz des Hausdressings neu berechnen
2. 2 Alle Gerichte finden, die das Dressing als Zutat verwenden
3. 3 Dort jeweils den Wareneinsatz manuell aktualisieren
4. 4 Verkaufspreise neu kalkulieren, für jedes betroffene Gericht

Außerdem gilt das für jede einzelne Komponente. In einer typischen Küche gibt es leicht 10–20 Eigenproduktionen, die in dutzenden Gerichten stecken. Mit einer klassischen Vorlage wird das Kalkulationsschema deshalb schnell unübersichtlich und fehleranfällig.

Typische Eigenproduktionen in der Gastronomie

Häufige Fragen zum Kalkulationsschema Gastronomie

Was ist ein Kalkulationsschema in der Gastronomie?

Ein Kalkulationsschema ist eine feste Rechenfolge, mit der Gastronomie-Betriebe den Verkaufspreis für Speisen und Getränke berechnen: Wareneinsatz, Personal- und Fixkosten, Gewinn und Mehrwertsteuer. So deckt der Preis alle Kosten und enthält eine Marge. In der Rezeptrechner Software hinterlegst du diese Aufschläge einmal und bekommst den Preis für jedes Gericht.

Wie lautet die Formel für das Kalkulationsschema?

Die Formel für das Kalkulationsschema in der Gastronomie lautet: Brutto-Verkaufspreis = (Wareneinsatz + Personalkosten + Fixkosten) × (1 + Gewinnaufschlag) × (1 + Mehrwertsteuer). Für Speisen gelten seit dem 1. Januar 2026 7 % Mehrwertsteuer, für Getränke 19 %. Die Rezeptrechner Software nimmt dir diese Rechnung pro Gericht ab, der Wareneinsatz kommt direkt aus Rezept und Einkaufspreisen.

Welche Faustregel gilt für die Kalkulation in der Gastronomie?

Verbreitet ist der Kalkulationsfaktor: Wareneinsatz mal 3 bis 4 bei Speisen und mal 4 bis 6 bei Getränken ergibt den Netto-Verkaufspreis. Die Drittel-Regel teilt den Netto-Preis in je ein Drittel Wareneinsatz, Personal und Fixkosten mit Gewinn. Für einen belastbaren Preis rechnen Restaurants mit der Rezeptrechner Software deshalb das vollständige Kalkulationsschema durch, weil Personal- und Fixkosten je Betrieb verschieden sind.

Was ist die Wareneinsatzquote?

Die Wareneinsatzquote gibt an, welchen Anteil der Wareneinsatz am Netto-Verkaufspreis hat. In der Gastronomie liegt sie typischerweise bei 25–35 %, eine Quote von 30 % bedeutet: Von 10 € Netto-Umsatz entfallen 3 € auf Rohstoffe. Die Rezeptrechner Software berechnet den Wareneinsatz pro Gericht in Euro, daran setzt du den Verkaufspreis so, dass er zu deiner Zielquote passt.

Wie berechne ich meine Fixkosten pro Gericht?

Teile deine monatlichen Fixkosten durch die Anzahl der verkauften Gerichte pro Monat. Unser Fixkosten-Rechner liefert dir daraus den Aufschlag pro Gericht. In der Rezeptrechner Software trägst du diesen Betrag als Pauschale pro Portion oder als prozentualen Aufschlag ein.

Wie kalkuliere ich Eigenproduktionen wie Saucen oder Dressings?

Eigenproduktionen wie Saucen, Dips, Fonds oder Teige kalkulierst du zuerst als eigene Rezeptur. Der Wareneinsatz pro Einheit, zum Beispiel pro Liter oder Kilo, fließt danach als Zutat in das Kalkulationsschema der Gerichte ein. Gastronomie-Betriebe legen solche Komponenten in der Rezeptrechner Software als Rezept an und verwenden sie in anderen Rezepten. Ändert sich ein Einkaufspreis, rechnen alle Gerichte mit dem neuen Preis.

Kann ich das Kalkulationsschema in Excel umsetzen?

Für wenige Gerichte reicht zunächst eine Excel-Tabelle. Sobald Eigenproduktionen in mehreren Gerichten stecken oder sich Einkaufspreise ändern, passt du jede Tabelle einzeln an. Die Rezeptrechner Software bildet das Kalkulationsschema ohne eigene Formeln ab. Die Preiskalkulation ist ab Paket M enthalten, die Jahreslizenz ist direkt online buchbar.